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CYMETRIA GROUP S.A.S. en cumplimiento de las normas aplicables sobre recolección
y tratamiento de los datos personales, hemos adoptado la siguiente política de seguridad
de la información y tratamiento de datos personales, previas las siguientes
consideraciones:
1. Que CYMETRIA GROUP S.A.S. ha venido trabajando en el proceso de
regulación del tratamiento de Datos Personales, el cual supone el sometimiento
de CYMETRIA GROUP S.A.S. al cumplimiento de la normatividad vigente en
materia de protección de estos.
2. Que en cumplimiento de la obligación que tiene CYMETRIA GROUP S.A.S. de
mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dentro de un
esquema de Planear- Hacer- Verificar- Actuar, se requiere expedir una norma
que establezca las reglas aplicables al tratamiento de Datos Personales que
estén bajo su responsabilidad.
3. Que corresponde tanto a las directivas de CYMETRIA GROUP S.A.S., así como
a sus trabajadores y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes
e instrucciones que de modo particular imparta CYMETRIA GROUP S.A.S.
respecto de los Datos Personales cuya divulgación o indebido uso pueda
generar un perjuicio a los titulares de esta.
4. Que las normas legales relacionadas con los Datos Personales establecen
sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual, es
fundamental la cooperación entre CYMETRIA GROUP S.A.S. y los destinatarios
de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la
intimidad, al habeas data y a la protección de Datos Personales evitando así
perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.
5. Que la regulación de la política de tratamiento de datos personales, en particular
respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, debe incluir la
protección de los Datos Personales relacionados con el recurso humano,
respetando el mínimo de derechos y garantías de los trabajadores y prestadores
de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto.
6. Que conforme a la legislación laboral surge para el trabajador el deber de
proteger a los trabajadores, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad
para con CYMETRIA GROUP S.A.S., de manera que, estos contribuyan en la
gestión segura de la información de carácter personal.
7. Que esta norma complementa y no contraviene las obligaciones del trabajador
y de CYMETRIA GROUP S.A.S. contenidas en la legislación laboral.
8. Que es deber de los trabajadores para con CYMETRIA GROUP S.A.S. prestar
toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o
amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con los
Datos Personales que custodia CYMETRIA GROUP S.A.S., de manera que se
preste la debida cooperación que CYMETRIA GROUP S.A.S. requiera para
investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que
comprometan ésta información, tengan o no vocación judicial, acatando para
ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de
CYMETRIA GROUP S.A.S..
POLITICA PROTECCIÓN DATOS
PERSONALES
FECHA:
23/09/2024
CÓDIGO
PTEE-P/TDP-01
VERSIÓN: 1
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9. La presente política forma parte integral de la POLITICA DE TRANSPARENCIA
Y ETICA EMPRESARIAL (PTEE), por las siguientes razones:
• Confianza del Usuario: La transparencia en el manejo de datos personales es
esencial para generar y mantener la confianza de los clientes, trabajadores y
otros terceros interesados. Al ser claros acerca de la recopilación, utilización y
protección de la información, se fortalecen las relaciones corporativas y la lealtad
hacia la empresa.
• Cumplimiento Normativo: La incorporación de la Política de Tratamiento de
Datos Personales dentro de la POLITICA DE TRANSPARENCIA Y ETICA
EMPRESARIAL (PTEE) asegura el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables en materia de protección de datos. Esto no solo protege a la empresa
de sanciones legales, sino que también demuestra el compromiso hacia las
prácticas justas y responsables.
• Responsabilidad Social: Esto implica tratar la información de manera
adecuada, respetando los derechos y la privacidad de los individuos.
• Cultura Organizacional: Promueve una cultura interna donde la privacidad y la
integridad se consideran valores fundamentales. Esto fomenta un entorno de
trabajo más consciente y responsable.
• Mitigación de Riesgos: Ayuda a identificar y mitigar riesgos relacionados con
el manejo de información personal. Esto no solo protege a los clientes, sino que
también salvaguarda la reputación de la empresa.
• Transparencia y Comunicación: Permite una comunicación abierta con los
interesados, facilitando que comprendan cómo se manejan sus datos y el valor
que estos tienen para la empresa.
Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de Datos
Personales en CYMETRIA GROUP S.A.S., se formulan las siguientes disposiciones
para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta
norma.
I. DEFINICIONES
➢ Base de Datos Personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter
personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación,
almacenamiento, organización y acceso.
➢ Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter
personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de
ordenador o software.
➢ Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter
personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia
de programas de ordenador o software.
➢ Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona
diferente al Titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
➢ Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la
base de Datos Personales al interior de CYMETRIA GROUP S.A.S.
➢ Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona
física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos,
visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
➢ Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal
especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo,
filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen
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parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el
consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
➢ Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos
Personales por cuenta del responsable.
➢ Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de Datos
Personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede
incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales
datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas,
los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la
información se limite a Datos Personales de carácter general o que contenga
generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos,
diario oficial y demás medios de comunicación.
➢ Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar,
rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan
recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo
dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
➢ Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de
información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los Datos
Personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o
hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información
obtenida del Titular de cada dato personal.
➢ Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de Datos
Personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a
persona identificada o identificable.
➢ Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden
legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de Datos Personales,
a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible
colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los Datos
Personales, y el derecho a la información.
➢ Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de
CYMETRIA GROUP S.A.S., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo
su responsabilidad el tratamiento de estos y su gestión.
➢ Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública
o privada, que recolecta los Datos Personales y decide sobre la finalidad, contenido
y uso de la base de datos.
➢ Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de
tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho
fundamental protegido constitucionalmente.
➢ Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y
procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre Datos
Personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación,
uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
➢ Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información
personal.
➢ Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será
considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de
las medidas de seguridad adoptadas por CYMETRIA GROUP S.A.S. para proteger
los Datos Personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o
encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento
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inadecuado de Datos Personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado
en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los Datos Personales en
poder de CYMETRIA GROUP S.A.S. deberá ser informado a la autoridad de control
en la materia.
II. OBJETO
Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de Datos Personales
recolectados, tratados y/o almacenados por CYMETRIA GROUP S.A.S. en desarrollo
de su objeto social, bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento.
Las reglas adoptadas en esta norma por CYMETRIA GROUP S.A.S. se adecúan a los
estándares internacionales en materia de protección de Datos Personales.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidos en esta política de tratamiento de datos
personales se aplicarán a cualquier base de Datos Personales que se encuentren en
custodia de CYMETRIA GROUP S.A.S., bien sea en calidad de Responsable y/o como
Encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de CYMETRIA GROUP S.A.S. que involucren el
tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma. En
el evento en que existiera una diferencia entre la normatividad aplicable en alguna
jurisdicción y la presente política, prevalecerá la aplicación de la normatividad local sobre
esta política.
IV. DESTINATARIOS
La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:
1. Representantes Legales y/o administradores de CYMETRIA GROUP S.A.S.
2. Personal interno de CYMETRIA GROUP S.A.S., directivos o no, que custodien
y traten bases de Datos Personales.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a
CYMETRIA GROUP S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en
virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de Datos Personales.
4. Los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales
exista una relación legal de orden estatutario.
5. Los candidatos y/o aspirantes a los cargos vacantes solicitados por los clientes.
6. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los Datos Personales
7. Las demás personas que establezca la ley.
V. PRINCIPIOS APLICABLES
La protección de Datos Personales en CYMETRIA GROUP S.A.S. estará sometida a los
siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán
los procesos internos relacionados con el tratamiento de Datos Personales y se
interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que
se susciten en esta materia.
• Consentimiento informado o principio de Libertad. El tratamiento de Datos
Personales al interior de CYMETRIA GROUP S.A.S., sólo puede hacerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales
no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del Titular salvo
mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.
• Legalidad. El tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada y por
ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a
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lo dispuesto en esta norma.
• Finalidad del Dato. El tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una
finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada
de manera concreta, precisa y previa al Titular para que éste exprese su
consentimiento informado.
• Calidad o veracidad del dato. Los datos de carácter personal recolectados por
CYMETRIA GROUP S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos,
comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a
error.
• Transparencia. En el tratamiento de Datos Personales se garantizará el
derecho del Titular a obtener y conocer del Responsable y/o Encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernen.
• Datos Personales. En la recolección de los Datos Personales por parte de
CYMETRIA GROUP S.A.S. se deberá tener en cuenta la finalidad del
tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados,
pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se
prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con
la finalidad para la cual se obtienen.
• Acceso y Circulación Restringida. Los Datos Personales que recolecte o trate
CYMETRIA GROUP S.A.S. serán usados por esta compañía solo en el ámbito
de la finalidad y autorización concedida por el Titular del dato personal, por tanto,
no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros no
autorizados. Los Datos Personales bajo custodia de CYMETRIA GROUP S.A.S.
no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de
divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro,
y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la
materia.
• Temporalidad del dato. Agotada la finalidad para la cual fueron recolectados
y/o tratados los Datos Personales, CYMETRIA GROUP S.A.S. deberá cesar en
su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para
ello se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de
conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
• Seguridad del Dato. CYMETRIA GROUP S.A.S., en calidad de Responsable o
Encargado del tratamiento de los Datos Personales, según el caso, adoptará las
medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean
necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y
confiabilidad de los Datos Personales. CYMETRIA GROUP S.A.S., conforme la
clasificación de los Datos Personales, implementará las medidas de seguridad
de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la
adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. CYMETRIA GROUP S.A.S. y todas las personas que
intervengan en el tratamiento de Datos Personales, tienen la obligación
profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que
subsiste aún finalizada la relación contractual. CYMETRIA GROUP S.A.S.
implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos
en este sentido.
• Deber de Información. CYMETRIA GROUP S.A.S. informará a los Titulares de
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los Datos Personales, así como a los Responsables y Encargados del
tratamiento, del régimen de protección de Datos Personales adoptado por
CYMETRIA GROUP S.A.S., así como respecto de la finalidad y demás principios
que regulan el tratamiento. Así mismo, informará sobre la existencia de las bases
de Datos Personales que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data
por parte de los Titulares, procediendo al registro que exige la ley.
• Protección especial de datos sensibles. CYMETRIA GROUP S.A.S. no
recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías
políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y
datos de salud, salvo autorización expresa del Titular - dejando claro que es de
carácter facultativo responder preguntas que versen sobre datos sensibles o
sobre menores de edad, - y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera
del consentimiento. Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan
obtener en procesos de la actividad de CYMETRIA GROUP S.A.S. serán
protegidos a través de medidas de seguridad altas.
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los Datos Personales contenidos en bases de datos que reposen en los
sistemas de información de CYMETRIA GROUP S.A.S., tienen los derechos descritos
en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la
Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por
parte del Titular, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de estos.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una
potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular de manera exclusiva, salvo las
excepciones de ley.
• Derecho de acceso. Este derecho comprende la facultad del Titular de obtener toda
la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o
completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la
ubicación de las bases de datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las
comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o
no.
• Derecho de actualización. Este derecho comprende la facultad del Titular del dato
de actualizar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
• Derecho de rectificación. Este Derecho comprende la facultad del Titular de
modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
• Derecho de cancelación. Este Derecho comprende la facultad del Titular de
cancelar sus Datos Personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes,
o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados
como excepciones por la ley.
• Derecho a la revocatoria del Consentimiento. El Titular tiene el derecho de
revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a CYMETRIA GROUP
S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos
contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco
contractual específico.
• Derecho de oposición. Este derecho comprende la facultad del Titular de oponerse
al tratamiento de sus Datos Personales, salvo los casos en que tal derecho no
proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés
particular. El Área Legal de CYMETRIA GROUP S.A.S., con base en los legítimos
derechos que argumente el Titular, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación
con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del Titular sobre
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otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
• Derecho a presentar quejas y Reclamos o a ejercer Acciones. El Titular tiene
derecho a presentar ante la autoridad competente, quejas y reclamos, así como las
acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. CYMETRIA
GROUP S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades
competentes en relación con estos derechos de los Titulares.
• Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos. En desarrollo del
principio del Consentimiento Informado, el Titular tiene derecho a otorgar su
autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para
tratar sus Datos Personales en CYMETRIA GROUP S.A.S.. De manera excepcional,
esta autorización no será requerida en los siguientes casos: cuando sea requerida
por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por
orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de
emergencia médica o sanitaria, cuando sea tratamiento de información autorizado
por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, cuando se trate de Datos
Personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si
bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás
principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.
VII. DEBERES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS
Cuando CYMETRIA GROUP S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma,
asuman la calidad de responsables del tratamiento de Datos Personales bajo su
custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás
disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas
data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de
la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del
Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto
en la ley.
9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en esta norma y en
la ley.
11. Adoptar lineamientos internos de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
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reclamos.
12. Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada
información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.
Cuando CYMETRIA GROUP S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma,
asuman la calidad de Encargados del tratamiento de Datos Personales bajo su custodia,
deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones
previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
en los términos de la ley.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los
términos señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza del
Área Legal de CYMETRIA GROUP S.A.S..
f. Adoptar lineamientos internos de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
g. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que
se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas
presentadas por los Titulares de los DATOS PERSONALES.
h. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
k. Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de
los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de CYMETRIA GROUP S.A.S. y de
cualquiera otra persona que asuma su condición de Responsable o Encargado del
tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que
sea su condición:
1. Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los Datos
Personales que trata CYMETRIA GROUP S.A.S.
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2. Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de
datos. Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos
que contienen Datos Personales.
3. Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los
destinatarios de la misma.
4. Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan Datos
Personales.
5. Aplicar esta norma sobre protección de Datos Personales en armonía con la
Política de Seguridad de la Información.
6. Llevar un registro central de las bases de datos que contengan Datos
Personales.
7. Gestionar de manera segura el acceso a las bases de Datos Personales
contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como Responsable
o Encargado del tratamiento.
8. Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad
respecto de las bases de datos que contengan Datos Personales.
9. Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan
Datos Personales.
VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de
acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del Titular, o
interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales,
CYMETRIA GROUP S.A.S. adopta el siguiente procedimiento:
1. El Titular y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición
mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que
podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el Titular este
representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá
tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente
acreditar su identidad en los términos indicados.
2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse
en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos
mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico
erika.rodriguez@cymetria.com.
3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la
siguiente información:
o Nombre del Titular, y de sus representantes, de ser el caso.
o Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación,
cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la
petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CYMETRIA
GROUP S.A.S. proceda como Responsable de la base de datos a dar
respuesta.
o Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
o Documentos que soportan la solicitud.
o Firma de la solicitud por parte del Titular.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CYMETRIA GROUP S.A.S. así lo
comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud,
para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la
solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente
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la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CYMETRIA
GROUP S.A.S., cuando sea Responsable de la base de Datos Personales contenidos
en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10)
días si se trata de una consulta; y de quince (15) días si se trata de un reclamo. En igual
término se pronunciará CYMETRIA GROUP S.A.S. cuando verifique que en sus
sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de
los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15)
días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá
el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento de los primeros quince (15) días. CYMETRIA GROUP S.A.S., en los casos
que detente la condición de Encargado del tratamiento informará tal situación al Titular
o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable la solicitud, con el fin de
que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal
comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento
sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado
principal de garantizar el ejercicio de su derecho. CYMETRIA GROUP S.A.S.
documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos o por
los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a
tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la
correspondencia de CYMETRIA GROUP S.A.S. Para acudir a la autoridad competente
en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o
interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí
descritos.
IX. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS CYMETRIA GROUP S.A.S.
Como responsable del tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, en desarrollo
de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad
de Encargado, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las
bases de datos contenidas en sus sistemas de información. El registro central de bases
de Datos Personales permitirá:
1. Inscribir toda base de Datos Personales contenida en los sistemas de información
de CYMETRIA GROUP S.A.S. A cada base se le asignará un número de registro.
La inscripción de las bases de Datos Personales indicará:
i. El tipo de Datos Personales que contiene;
ii. La finalidad y uso previsto de la base de datos;
iii. Identificación del área de CYMETRIA GROUP S.A.S. que hace el tratamiento
de la base de datos;
iv. Sistema de tratamiento trabajador (automatizado o manual) en la base de
datos;
v. Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en
virtud del tipo de dato personal que contiene;
vi. Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de CYMETRIA
GROUP S.A.S.;
vii. El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la
base de datos;
viii. La condición de CYMETRIA GROUP S.A.S. como Responsable o Encargado
del tratamiento de las bases de datos;
ix. Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe;
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x. Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento;
xi. Funcionario de CYMETRIA GROUP S.A.S. custodio de la base de datos;
xii. Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que
llegare a expedirse.
2. La cancelación de la base de datos de Datos Personales será registrada indicando
los motivos y las medidas técnicas adoptadas por CYMETRIA GROUP S.A.S. para
hacer efectiva la cancelación.
3. Para efectos de cumplimiento y auditoría, se actualizarán periódicamente los
cambios surtidos en las bases de Datos Personales en relación con los requisitos
antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios
así se dejará constancia.
4. Se documentará el historial de incidentes de seguridad que surjan de cualquiera de
las bases de datos personales custodiadas por CYMETRIA GROUP S.A.S. así
como y las sanciones impuestas o las medidas tomadas.
X. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de Datos Personales por parte de
CYMETRIA GROUP S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se
regirán por los siguientes parámetros.
➢ Tratamiento de Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso
Humano. CYMETRIA GROUP S.A.S. tratará los Datos Personales de sus
trabajadores, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para
vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral
y/o de servicios. Cuando el Tratamiento sea antes de la relación laboral, CYMETRIA
GROUP S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en
participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los Datos
Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se
obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección,
informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los Datos
Personales suministrados, salvo que los Titulares de los datos por escrito autoricen la
destrucción, conservación u otro tratamiento de los mismos, cuando el Titular del dato
no sea seleccionado. La información obtenida por CYMETRIA GROUP S.A.S.
respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas
y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así
cumplimiento al principio de finalidad. Cuando CYMETRIA GROUP S.A.S. contrate
procesos de selección de personal con terceros, regulará en los contratos el
tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados,
así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.
Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del
personal seleccionado para laborar en CYMETRIA GROUP S.A.S., serán
almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas
de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos
de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los
interesados en las vacantes de CYMETRIA GROUP S.A.S. y la información personal
obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto,
su uso para fines diferentes está prohibido. En el Tratamiento de datos durante la
relación contractual, CYMETRIA GROUP S.A.S. almacenará los Datos Personales e
información personal obtenida del proceso de selección de los trabajadores en una
carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital
solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de
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administrar la relación contractual entre CYMETRIA GROUP S.A.S. y el trabajador. El
uso de la información de los trabajadores para fines diferentes a la administración de
la relación contractual, está prohibido en CYMETRIA GROUP S.A.S. El uso diferente
de los Datos Personales de los trabajadores solo procederá por orden de autoridad
competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al Área Legal
evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente para
prevenir una cesión no autorizada de Datos Personales.
Frente al Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual, terminada
la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CYMETRIA GROUP S.A.S.
procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y
documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central,
sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la
potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
CYMETRIA GROUP S.A.S. tiene prohibido ceder tal información a terceras partes no
autorizadas, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual
fueron recolectados.
➢ Tratamiento de Datos Personales de Accionistas o Socios. Los Datos
Personales de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista o
socio de CYMETRIA GROUP S.A.S., se considerará información reservada, pues la
misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por
disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará
conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
CYMETRIA GROUP S.A.S. solo usará los Datos Personales de los accionistas o
socios para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
➢ Tratamiento de Datos Personales de Proveedores. CYMETRIA GROUP
S.A.S. solo recopilará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes
y no excesivos para la selección, evaluación y ejecución del contrato que pueda tener
lugar. Cuando CYMETRIA GROUP S.A.S. esté obligado como resultado de un
proceso de contratación a transferir los datos personales del proveedor, la
transferencia se realizará de acuerdo con las disposiciones de esta política.
CYMETRIA GROUP S.A.S. tratará los Datos Personales de los trabajadores de sus
proveedores, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para analizar y evaluar,
de acuerdo con las características de los servicios contratados con el proveedor, los
aspectos de seguridad de su acceso a las operaciones de CYMETRIA GROUP
S.A.S., la idoneidad moral y competencia. Una vez que se verifica este requisito,
CYMETRIA GROUP S.A.S. deberá devolver dicha información al proveedor, excepto
cuando sea necesario preservar estos datos. En cualquier caso, previa recepción de
esta información, el proveedor recolectará el consentimiento de sus trabajadores para
el tratamiento de sus datos personales y su transferencia a CYMETRIA GROUP
S.A.S. Cuando CYMETRIA GROUP S.A.S. entregue Datos Personales de sus
trabajadores a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales
suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma. Para tal efecto se incluirá la
previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega
de los Datos Personales. CYMETRIA GROUP S.A.S. verificará que los datos
solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que
fundamente la transferencia.
➢ Tratamiento de Datos Personales en procesos de contratación. Los terceros
que, en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con
CYMETRIA GROUP S.A.S., accedan, usen, traten y/o almacenen Datos Personales
de trabajadores de CYMETRIA GROUP S.A.S. y/o de terceros relacionados con
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dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma,
así como las medidas de seguridad que le indique CYMETRIA GROUP S.A.S. según
el tipo de Datos Personales tratado. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría
respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los Datos
Personales. CYMETRIA GROUP S.A.S. verificará que los datos solicitados sean
necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
➢ Tratamiento de Datos para Candidatos o Aspirantes a Vacantes.
CYMETRIA GROUP S.A.S. implementará mecanismos que le permitan tener a
disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para
las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos. En los casos
en los que CYMETRIA GROUP S.A.S., contacte al candidato a partir de los Datos
Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento
no se requería la autorización previa del mismo, CYMETRIA GROUP S.A.S., deberá
contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza
de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización, para obtener
datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que
serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
➢ Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general. La
recolección de datos de personas físicas que CYMETRIA GROUP S.A.S. trate en
desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de
responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo
dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente CYMETRIA GROUP S.A.S.
informará y obtendrá la autorización de los Titulares de los datos en los documentos
e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades. En cada
uno de los casos antes descritos, las áreas de CYMETRIA GROUP S.A.S. que
desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren Datos Personales,
deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y
procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada.
XI. PROHIBICIONES
1. CYMETRIA GROUP S.A.S. prohíbe el acceso, uso, gestión, transferencia,
comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de Datos Personales
Sensibles, excepto cuando el Titular de Datos consienta su tratamiento o la ley
autorice a CYMETRIA GROUP S.A.S. a tratar datos personales sensibles sin
consentimiento. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los trabajadores
de CYMETRIA GROUP S.A.S. se considerará un incumplimiento grave de las
obligaciones laborales que puede conducir a la terminación de la relación laboral e
incluso a acciones legales. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los
proveedores de CYMETRIA GROUP S.A.S. se considerará un incumplimiento grave
de los contratos que puede causar la terminación del contrato e incluso acciones
legales.
2. CYMETRIA GROUP S.A.S. prohíbe la transferencia, comunicación o circulación de
datos sin el consentimiento previo, por escrito y expreso del Titular de los Datos,
excepto en los casos en que la ley autorice a CYMETRIA GROUP S.A.S. a transferir
los Datos Personales sin el consentimiento del Titular.
3. En aplicación de la norma sobre el uso adecuado de los recursos informáticos de
CYMETRIA GROUP S.A.S. u otras regulaciones asociadas, CYMETRIA GROUP
S.A.S. prohíbe el acceso, uso, transferencia, comunicación, almacenamiento y
cualquier otro tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible que pueda
identificarse en un procedimiento de auditoría. La identificación de los datos
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sensibles se informará al Titular de los Datos para que los elimine. Si la eliminación
por parte del Titular de Datos no es posible, CYMETRIA GROUP S.A.S. procederá
a eliminarlos de manera segura.
4. CYMETRIA GROUP S.A.S. prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquier
tratamiento de Datos Personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas
clasificadas como delitos informáticos.
5. CYMETRIA GROUP S.A.S. prohíbe el tratamiento de Datos Personales de menores
de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales, excepto en los
casos en que la ley autorice a CYMETRIA GROUP S.A.S. su tratamiento sin el
consentimiento previo. En todo tratamiento de datos personales de menores, se
deberán garantizar los derechos reconocidos en la Constitución Política o la ley.
XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen
niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que
cumplan con los estándares fijados por la autoridad competente. De manera excepcional
se podrán realizar transferencias internacionales de datos por CYMETRIA GROUP
S.A.S. cuando:
1. El Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para
realizar la transferencia.
2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y
CYMETRIA GROUP S.A.S. como Responsable y/o Encargado del tratamiento.
3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable
a dichas transacciones.
4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales aplicables.
5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público. Al
momento de presentarse una transferencia internacional de Datos Personales,
previo envío o recepción de estos, CYMETRIA GROUP S.A.S. suscribirá los
acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para
las partes intervinientes. Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender
lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera
aplicable en materia de protección de Datos Personales. Corresponderá a la
Gerencia aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia
internacional de Datos Personales, atendiendo como directrices los principios
aplicables y recogidos en esta norma.
XIII. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad del tratamiento adecuado de los Datos Personales dentro de
CYMETRIA GROUP S.A.S. corresponde a todos sus trabajadores y administradores. En
consecuencia, cada área de CYMETRIA GROUP S.A.S. que trata Datos Personales,
dada su condición de Propietario de la base de datos, debe adoptar reglas y
procedimientos para la aplicación y el cumplimiento de esta política. En caso de duda
sobre el tratamiento de Datos Personales, se debe contactar al área responsable de la
seguridad de la información o al Área Legal para indicar las pautas a seguir.
XIV. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL
En el tratamiento de Datos Personales que realiza CYMETRIA GROUP S.A.S., la
permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la
finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se
recolectaron los datos, CYMETRIA GROUP S.A.S. procederá a su destrucción o
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devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando
las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
XV. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En el tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en esta norma,
CYMETRIA GROUP S.A.S. adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y
administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo
que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados. Los destinatarios
de esta política están obligados a informar a CYMETRIA GROUP S.A.S. cualquier
violación de las medidas de seguridad adoptadas por CYMETRIA GROUP S.A.S. para
proteger los Datos Personales, así como cualquier tratamiento de información
inapropiado. En estos casos, CYMETRIA GROUP S.A.S. comunicará la situación a la
autoridad competente y procederá a gestionar los incidentes de seguridad relacionados
con Datos Personales para establecer las repercusiones penales, laborales,
disciplinarias o civiles.
XVI. SANCIONES
El incumplimiento de la esta política constituirá una violación del contrato de trabajo o
comercial con CYMETRIA GROUP S.A.S. y conllevará la aplicación de sanciones que
pueden implicar, incluso, la terminación de la relación laboral o comercial.
Adicionalmente, puede implicar sanciones impuestas por las autoridades competentes,
según la normatividad que resulte aplicable. La notificación de cualquier procedimiento
de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de
Datos Personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Gerencia de
CYMETRIA GROUP S.A.S., con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el
accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación
aplicable.
XVII. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES
Cuando las autoridades de Estado soliciten a CYMETRIA GROUP S.A.S. el acceso y/o
entrega de Datos Personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se
verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación
con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la
información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos
(autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre
estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la
entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la
información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos
Personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado
tratamiento.
Bogotá, Enero 29 de 2025.
ERIKA RODRIGUEZ
Gerente Administrativo
OSCAR ORLANDO DUEÑAS
Gerente General
Representante Legal
